Atelier 1 – Identifier les cas d’usage de facturation dans votre entreprise

Introduction

Avant toute implémentation technique ou choix de plateforme, la première étape clé de tout projet de facturation électronique consiste à identifier précisément les cas d’usage existants dans l’entreprise. Cette phase de cadrage permet de garantir que tous les flux concernés – ou exclus – sont bien pris en compte.

Ce dossier expert revient sur la manière d’aborder cet atelier de cadrage, et explique comment en tirer une cartographie claire, complète et exploitable.

1. Pourquoi commencer par les cas d’usage ?

Les cas d’usage constituent le socle de la réforme dans votre entreprise : ce sont eux qui vont déterminer :

• Les flux concernés par la facture électronique,

• Les flux notamment les opérations B2C ou exonérées,

• Les besoins fonctionnels à couvrir par la plateforme de dématérialisation (PDP),

• Et les obligations de e-reporting associées.

Une analyse trop sommaire ou lacunaire entraînera des ruptures dans les processus ou une non-conformité à la réforme.

2. Méthodologie : comment identifier vos cas métiers?

A. Distinguer les flux par typologie d’opération

Il convient de recenser :

• Les ventes et prestations à destination de clients professionnels en France (B2B domestique),

• Les ventes vers des particuliers ou non assujettis (B2C, associations, etc.),

• Les opérations avec des clients ou fournisseurs étrangers (UE et hors UE),

• Les flux internes (intra-groupe, entre établissements),

• Les cas spécifiques (notes de débit/crédit, avoirs, acomptes...).

B. Croiser avec la typologie des clients

Un bon cas d’usage se définit aussi en croisant :

• Le type de client : professionnel, particulier, collectivité, association...

• La localisation du client : France, UE, hors UE.

• Son statut TVA (assujetti ou non).

Cette cartographie sera précisé dans un prochain article.

3. Cas d'usage de la réforme à analyser

N°****IntituléCas n°1Multi-commande / Multi-livraisonCas n°2Facture déjà payée par l’acheteur ou un tiers désigné à la facturation au moment de l’émission de la factureCas n°3Facture à payer par un tiers désigné au moment de la facturationCas n°4Facture à payer par l’acheteur et prise en charge partiellement par un tiers connu à la facturation (subvention, assurance…)Cas n°5 et 6Frais payés par des collaborateurs (hors carte d’achat ou logée), avec facture au nom de l’entreprise (e-invoicing) ou sans facture (simple ticket de caisse) (e-reporting des données de transaction hors facture)Cas n°7Facture suite à achat avec carte logée (carte d’achat)Cas n°8 à 10Factures à payer à un tiers (dont affacturage)Cas n°11Facture avec « Adressée à » (INVOICEE) différent de l’acheteur (BUYER)Cas n°12Intermédiaire transparent gestionnaire de facture pour son commettant acheteurCas n°13 et 14Cas de la sous-traitance et co-traitance (B2B / B2C)Cas n°15Facture de vente suite à commande / paiement d’un tiers pour le compte de l’ACHETEUR (BUYER)Cas n°16Facture de débours pour remboursement de la facture de vente payée par le tiersCas n°17aFacture à payer à un tiers, intermédiaire de paiement (ex : Marketplace)Cas n°17bFacture à payer à un tiers, intermédiaire de paiement et mandat de facturationCas n°18Gestion des notes de débitCas n°19aFacture émise avec mandat de facturationCas n°19bAuto-facturationCas n°20 et 21Facture d’acompte et facture définitive après acompteCas n°22aFacture payée avec escompte – prestations de services (TVA exigible à l’encaissement)Cas n°22bFacture payée avec escompte – livraisons de biens ou PS (option TVA sur les débits)Cas n°23Flux en auto-facturation entre un particulier et un professionnelCas n°24Gestion des arrhesCas n°25Gestion des bons et des cartes cadeauxCas n°26Factures avec clause de réserve contractuelleCas n°27Gestion des tickets de péageCas n°28Gestion des notes de restaurantCas n°29Assujetti unique (art. 256 C du CGI)Cas n°30TVA déjà collectée – opération B2C ayant fait l’objet d’une facture a posterioriCas n°31Factures « mixtes » : opération principale + accessoireCas n°32Paiements mensuelsCas n°33Opérations soumises au régime de la margeCas n°34Encaissement partiel et annulation d’encaissementCas n°35Notes d’auteurCas n°36Opérations soumises au secret professionnel et échanges de données sensibles

4. Attention aux cas métiers souvent oubliés

Plusieurs flux sont régulièrement oubliés lors de l’analyse initiale :

• Les autoliquidations de TVA (notamment dans le BTP),

• Les opérations mixtes (ex. vente avec acompte),

• Les ventes en ligne avec paniers mixtes pro/non-pro,

• Les factures multi-lignes avec différents taux de TVA (impact sur le e-reporting de paiement).

Un accompagnement expert permet d’éviter ces angles morts.

Conclusion : une cartographie fonctionnelle comme fondement du projet

La réforme ne s’applique pas uniformément à toutes les entreprises, ni à tous les flux. Seule une analyse fine des cas d’usage permet de bâtir un socle robuste pour le projet.

C’est sur cette base que les ateliers suivants pourront définir les formats, les plateformes et les adaptations internes à prévoir.

Comment TREVYS et son écosystème peuvent vous accompagner

TREVYS vous aide à :

• Identifier et structurer tous vos cas d’usage selon les règles fiscales,

• Cartographier vos flux clients/fournisseurs en croisant les dimensions comptables, fiscales et commerciales,

• Qualifier vos obligations de facture électronique et de e-reporting,

• Prioriser les actions en fonction de votre organisation actuelle et de vos outils internes.