La facture électronique n'est pas un simple PDF : c'est une donnée structurée normée. La réforme autorise trois formats socles, conformes à la norme sémantique européenne (EN 16931). Encore faut-il choisir celui qui correspond à votre réalité.
Factur-X : le format hybride
Le format Factur-X a une particularité décisive : il est lisible à la fois par l'humain et par la machine. Il se présente comme un fichier PDF (norme PDF/A-3) contenant à la fois la facture visible et les données structurées.
C'est le format le plus adapté aux TPE et PME, et il s'annonce comme le standard le plus utilisé à l'avenir.
UBL et CII : les formats 100 % structurés
Les formats UBL et CII sont entièrement structurés (XML), pensés pour un traitement automatisé de machine à machine. Ils ne sont pas lisibles directement par l'humain.
Ils concernent plutôt :
- les grands volumes de facturation ;
- les organisations dotées de systèmes automatisés et d'intégrations poussées.
Comment choisir ?
Le choix du format découle de votre volumétrie, de vos outils et de vos échanges avec vos partenaires. En pratique :
- une petite structure privilégiera Factur-X pour sa simplicité ;
- une organisation industrialisée pourra s'orienter vers UBL ou CII.
À retenir : votre Plateforme Agréée doit savoir produire et lire ces formats. Vérifiez notamment que votre outil de facturation est compatible Factur-X.
Ne négligez pas la préparation technique
Au-delà du format, la conformité passe par la transformation des données, la validation des schémas XML et les tests d'intégration avec votre plateforme. C'est le cœur de la phase de réalisation d'un projet RFE.
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